Bilindiği gibi işletmeler, hayatlarına devam edebilmeleri için sürekli iyileştirme ve geliştirme faaliyetleri içinde bulunmak zorundadırlar. Ancak “Ölçülemeyen İşler Düzeltilemez” diye doğru bir söz de vardır. Bu nedenle süreçlerin iyileştirilmesi için öncelikle o süreçlerin mevcut durumlarının belirlenmesi, yani ölçülmesi gereklidir. Ancak ölçme işleminden sonra elde edilen ölçüm değerlerinin bazı referanslarla karşılaştırılması da çok önemlidir. Bu karşılaştırma yöntemlerinin en yararlı olanlarından biri de “Bench Marking” uygulamalarıdır. Bu sayıdaki yazımızda bu modern yönetim aracından söz edeceğiz.
BENCH MARKİNG NEDİR?
Bench Marking kelimesinin Türkçe en yakın karşılığı “Kıyaslama” olarak kabul edilebilir. Kıyaslama ancak bir başka örnekle yapılabilir. O halde bench marking kelimesini bir örnekle karşılaştırma şeklinde tercüme edebiliriz. İşletmeler için Bench Marking süreci de, “kuruluşların rekabet güçlerini artırmak için, iş süreçlerini, iş yapma yöntemlerini diğer kuruluşlardaki uygulamalarla karşılaştırarak analiz etmeleri ve gerekli iyileştirme ve geliştirme çalışmalarını yapmaları” şeklinde tanımlanabilir.
BENCH MARKİNG NASIL YAPILIR?
Bench marking ortaĞI BULMA Bench Marking yapmak için öncelikle işbirliği yapılacak işletme ya da işletmeler gereklidir. Bunlara “Bench Marking Ortakları” da diyebiliriz. Bench Marking ortakları, yurt içinden ya da yurt dışından, aynı sektörden ya da başka sektörlerden, ortak kuruluşlardan ya da rakip kuruluşlardan olabilirler. Günümüzdeki rekabet şartları göz önüne alındığında , “şirket sırları” “know how” gibi bazı kavramlar nedeniyle bu durum ilk bakışta çelişkili ya da zor gibi görülebilir. Ancak Bench Marking uygulamaları sonucunda bütün taraflar bu süreçten yarar sağlarlar. Daha doğrusu kıyaslama programı bütün tarafların fayda sağlayacağı şekilde yapılır.
SÜREÇLERDE UZLAŞMA Bench Marking ortakları öncelikle kendi içlerinde Bench marking ekipleri oluşturmalıdırlar. Bu ekipler de yapacakları ön görüşmelerle hangi iş süreçleri konusunda kıyaslama yapacakları konusunda uzlaşmaya varırlar. Uzlaşma, bütün süreçler, belirli süreçler ya da bazı süreçlerin bazı kriterleri konusunda olabilir. Burada esas amaç kıyaslama ortağının iyi yaptığı uygulamaları tespit ederek bunları kendi iş süreçlerinde iyileştirme aracı olarak kullanmaktır. Çünkü herhangi bir iş sürecini ya da iş sürecinin belirli bir bölümünü kıyaslama ortaklarından biri diğerinden daha iyi yapıyor olabilmektedir. Öteki ortak da aynı sürecin başka aşamalarında ya da başka süreçlerde daha başarılı olabilir. Baştan yapılan uzlaşma gereği bu iyi uygulamalar paylaşıldığında bütün ortaklar kıyaslama işlemi sonucunda karlı çıkarlar. Yine en başta yapılan anlaşmalarla taraflar istemedikleri süreçleri Bench Marking uygulamalarına dahil etmeyebilirler.
SÜREÇ PERFORMANS ÖLÇÜTLERİNİ BELİRLEME Bench Marking süreçleri konusunda uzlaşmaya varan ortaklar o süreçlerin performans kriterleri üzerinde de anlaşmaya varmalıdırlar. Başarılı bir kıyaslama yapılabilmesi için bu süreç performanslarının bütün katılımcı şirketler tarafından ölçülüyor olması çok önemlidir. Ayrıca bu süreç performans ölçütlerinin birimleri, nasıl elde edildikleri ve nasıl ölçüldükleri ve neyi ifade ettikleri bütün ortaklar tarafından karşılıklı olarak izah edilmelidir. Böylelikle bütün taraflar aynı şeylerin ölçüldüğünden ve doğru kıyaslandığından emin olabilirler.
VERİ VE BİLGİLERİN PAYLAŞılMASI Taraflar süreçler ve ölçütler üzerinde anlaştıktan sonra bunları karşılıklı olarak paylaşırlar. Paylaşma işlemi karşılıklı işyeri ziyaretlerinde yapılan bir dizi toplantıyla yapılır. Bu toplantılarda taraflar süreçlerin sadece ölçütleri üzerinde değil, aynı zamanda süreçlerin nasıl çalıştığı ve bu sonuçları nasıl aldıkları konusunda da karşılıklı bilgi paylaşımında bulunurlar. Başarılı oldukları hususları kıyaslama ortaklarına, onların da aynı başarıyı elde etmeleri amacıyla açıkça anlatırlar. Bu sürecin sonunda bütün taraflar kıyaslama yaptıkları iş süreçleri konusunda iyileştirilmesi gereken alanları ve bunları nasıl iyileştireceklerini belirlemiş olurlar.
UYGULAMA , İZLEME ve standartlaştırma Kıyaslama ortakları kıyaslama süreci sonunda aldıkları iyileştirme ve geliştirme kararlarını zaman geçirmeksizin uygulamaya koyarlar. Uygulamalar öncelikle deneme amaçlı ve kontrol altında yapılmalıdır. Sürekli olarak izlenen bu yeni uygulamalardan beklenen iyileştirmelerin elde edildiği somut olarak tespit edilmelidir. Olumlu sonuçlar alındığı belirlenince de bu yeni uygulamalar standart hale getirilir. Ve süreçler revize edilir.
BENCH MARKİNG uygulamalarının YARARLARI
1-Hızla değişen günümüz şartlarında, işletmeler çok başarılı da olsalar, sürekli kar da elde etseler hatta sektörlerinde lider bile olsalar yine de iyileştirmeye açık alanları olabilir. Daha da kötüsü bazen işletmeler bu eksik yanlarının farkına da varmazlar. Bilindiği gibi “İşletme Körlüğü” diye çok sık kullanılan bir deyim vardır. İşletmelerde bazen uygunsuzluklar ve yanlış işlemler, yerleşmiş, alışılagelmiş kurallar haline dönüşebilmektedirler. Özellikle başarılı olan işletmelerde bu tür yanlışlıkların fark edilmesi daha zor olabilmektedir. Kıyaslama çalışmalarıyla buna benzer yanlışlıklar ortaya çıkarılabilir.
2-Sürekli iyileştirme ve geliştirme yaparken, deneme yanılma yöntemi yerine bench marking yaparak denenmiş ve başarılı olmuş en iyi uygulamaları alarak hemen kullanmak daha kolay ve daha az maliyetli bir yöntemdir. Bunu yine çok sık kullanılan bir deyimle ifade edersek “Amerika’yı yeniden keşfetmeye gerek yoktur” diyebiliriz.
3-İster aynı sektör içinde olsun, ister başka sektörde olsun bir başka işletmeyi gezmek, görmek, süreçlerini incelemek, farklı uygulamalar görmek insanlara birçok yararlar sağlayabilir. Örneğin kıyaslama süreci bir kültür haline gelebilir. Çalışanlar kendi yaptıklarının en iyisi olmadığını anlarlar ve sürekli daha iyiyi aramanın, bulmanın çabası içinde olurlar.
4-Bench Marking olmadan yapılan iyileştirme ve geliştirme çalışmalarında elde edilen başarı o süreçlerin önceki durumuyla kıyaslanarak ölçülür. Süreç önceki durumundan daha verimli ve etkin hale getirildiğinde başarı elde edilmiş sayılır. Ancak yapılanın en iyisi olup olmadığı belli değildir. Başarılı diğer işletmeler ve özellikle rakipler aynı süreçlerde daha etkin ve verimliyseler yapılan iyileştirmeler yetersizdir. Bench Marking uygulamalarıyla işletmeler kendileriyle değil, başarılı olan diğer işletmelerle yarışmış olurlar.
