Çevik sözcüğü ,Türk Dil Kurumu sözlüğünde “hızlı olmak” şeklinde tanımlanmış. İşletme yönetimi alanında ise hep “ÇEVİK ÜRETİM” olarak literatürde yer almış. Çevik üretim söylemi ilk olarak 1990’lı yıllarda Amerika'da Lehigh Üniversitesi Lacocca Enstitüsünde dile getirilmiş. Günümüzde ise gün geçtikçe daha güncel hale gelen “Çevik Üretim” kavramı, Toplam Kalite Yönetimi”, “Yalın Yönetim” gibi bir yönetim felsefesi olma yolunda. Ancak bir yönetim felsefesi olarak tanımlanacaksa bu konu “ÇEVİK ÜRETİM” yanında ÇEVİK YÖNETİM olarak da ele alınmalıdır. Ben bu yazımda her iki kavramdan da söz etmeye çalışacağım.
ÇEVİK YÖNETİM
Öncelikle, sözlükte “hızlı olmak” şeklinde tanımlansa da işletme yönetimi açısından baktığımızda, hızlı olmak, çevik kelimesi için yeterli bir anlam ifade etmez. Çünkü işletmeler için hızlı olmaktan ziyade değişen ve gelişen şartlar karşısında çok hızlı tavır almak önemlidir. Örneğin ormandaki çok hızlı koşabilen bir hayvan, kendisini tehdit eden herhangi bir ses ve hareket karşısında çok hızlı hareket edip, kendini koruyamıyorsa hızlı koşabilmesine rağmen çevik sayılmaz. Hatta bazı hayvanlar sahip oldukları duyularını ve yeteneklerini kullanarak daha o tehdit oluşmadan tehlikeyi sezerler ve harekete geçerler. Yani proaktiftirler. İşte esas çeviklik de budur.
Buraya kadar anlattıklarımızdan anlaşılmalıdır ki işletmeler için çeviklik ne hızlı olmak ne de bir tehdit ortaya çıktığında önlem almaktır. Çeviklik tehdit ortaya çıkmadan önce onu belirleyerek gerekli önlemleri almaktır.
İşletmeler için günümüz rekabet dünyasında iç ve dış çevre şartlarında ani ve öngörülemeyen değişiklikler olabilmektedir. İşletmeler bu ani değişimleri özellikle rakiplerinden önce tahmin ederek bunlar için ne kadar hızlı önlemler alabilirlerse o kadar çevik sayılırlar. İşte bu bakımdan ÇEVİK YÖNETİM hem üst yönetim kademelerinde hem de işletmedeki üretim süreçleri başta olmak üzere bütün iş süreçlerinin yönetiminde, çevik olmayı gerektiren bir yönetim yaklaşımıdır.
ÇEVİK YÖNETİMİN GEREKLERİ
Çevik yönetim yaklaşımının başlıca gereklerini maddeler halinde şu şekilde özetleyebiliriz;
* PROAKTİF OLMAK
İşletmelerdeki üst yönetim kadrolarının günümüzdeki en önemli görevi “BELİRSİZLİĞİ YÖNETMEK”tir. Belirsizliği yönetmenin ilk şartı da iç ve dış çevre şartlarını çok iyi analiz ederek olası değişimleri önceden tahmin etmektir. Bu bakımdan çevik yöneticiler yukarıdaki örnekte belirtildiği gibi reaktif değil proaktiftirler. Bu değişimleri analiz etmek için gerekli insan kaynaklarını hazırlamış, modern ve dijital donanımları ve veri tabanlarını içeren bilgi sistemlerini kurmuş olmalıdırlar. Bu sistemler sayesinde sektördeki değişimler ve gelişmeler, rakiplerin durumu, müşterilerin beklentileri ve davranışları ve bunları etkileyebilecek yöresel ve global şartlar sürekli analiz edilir. Böylelikle değişim hareketlerini daha değişim ihtiyacı ortaya çıkmadan önce ve dahası rakiplerinden önce başlatma imkanına sahip olurlar.
Yani Çevik yöneticiler proaktif yöneticilerdir. Günü yönetmekten ziyade geleceği yönetirler. Çevik yöneticiler hiçbir konuda önyargılı değildirler. Değişen şartlar ve ileriye yönelik değişim tahminleri doğrultusunda rahatlıkla ve sıklıkla kararlarını değiştirebilirler. Çevik yöneticiler vizyonerdirler. Ancak kısa dönemli spesifik hedefleri uzak hedeflere tercih ederler.
* YETENEK YÖNETİMİ
İşletmelerin çeviklik kazanabilmeleri için, değişime yatkın ve çevik yeteneklere ihtiyaçları vardır. Üst yöneticilerin en önemli görevlerinden biri de bu yetenekleri bulup şirket bünyesinde tutmaktır. Bu yetenekli kadrolara işletmelerde o gün için ihtiyaç olmasa da ileriki zamanlarda değişim süreçlerinde görev almak için işletmelerde hazır tutulurlar. (YETENEK HAVUZU) Onlara gerekli eğitimler de verilir. Gelişen teknolojiler ve donanımlar, dijital ve sanal yapılanmalar da kullanılarak bu kadrolar işletmelerde değişimin ve çevikliğin öncüsü olurlar.
* ÇEVİKLİK KÜLTÜRÜ OLUŞTURMAK
Üst yönetimler çeviklik yaklaşımını bir işletme kültürü olarak belirlemelidirler. Çünkü çoğu zaman işletmelerde çevik olmayı engelleyecek hiçbir neden yokken, o işletmedeki iş yapma şekillerinden, alışılagelmiş uygulamalardan ve farkında olunmayan daha bir çok nedenlerden dolayı atalet yaşanmaktadır. Örneğin yeni bir karar alındığında veya herhangi bir şey yapılacakken "yarına, haftaya, önümüzdeki ay, bayramdan sonra" gibi ortada hiçbir neden yokken atanan uzun terminler farkında olmadan herkes tarafından kabullenilmektedir. Neden bugün değil yarın? Neden haftaya diye sorulduğunda çoğu kez mantıklı bir neden ortaya konulamaz. Bu ataleti ortadan kaldırmak ve çeviklik kültürünü yerleştirmek üst yöneticilerin görevidir.
Öte yandan çevik yönetim kültürünün etkin olduğu işletmelerde bütün iş süreçlerinde etkinliği artırmak için "Toplam Kalite Yönetimi", “Toplam Verimli Bakım", “Altı Sigma", "Yalın Yönetim" gibi bilimsel yöntem ve yönetim yaklaşımlarından yararlanılır.
* YETKİLENDİRMEK
İşletmelerin çevik olmasını engelleyen en önemli unsurlardan birisi de yetkilerin çoğunluğunun üst yönetimde toplanmış olmasıdır. Her konuda hareket edebilmek için üst yönetimin kararını ve onayını beklemek kuruluşları atalete sürükler. Üst yöneticiler şirket genel politikaları, stratejileri ve çok önemli finansal kararlar konusunda elbette kendileri kararlar verirler. Çevik bir işletme olabilmek için diğer bir çok yönetim, üretim, pazarlama süreçlerinde astlar ya da alt kademe yöneticiler ve hatta mavi yakalı çalışanlar bile belirli kurallar çerçevesinde kararlar verebilmeli ve uygulanmalıdırlar. Böylelikle hem üst yöneticiler zaman konusunda rahatlar, hem de işler daha hızlı yürütülmüş olur. Elbette ki yetkilendirme sürecinin ön koşulu yukarıda da söz edildiği gibi yetenekli kadrolara sahip olmaktır.
* SANAL ORTAKLIKLAR KURMAK
İşletmeler için çevik olmanın bir başka aracı ise müşterilerle, tedarikçilerle ve diğer paydaşlarla sistematik ilişkiler içerisinde olmaktır. Günümüzdeki teknolojik gelişmeler bu tür ilişkileri kolaylaştırmış durumdadır. Örneğin müşterilerle ilişkilerde dijital teknolojiler kullanılarak milyonlarca veri toplanabilir ve alınacak kararlarda yararlanılacak çok önemli veri tabanları oluşturulabilir.
Tedarikçilerle resmi olarak kağıt üzerinde olmasa da sanal ortaklıklar kurularak maliyetleri düşürmek ve hızlı olmak için işbirlikleri yapılabilir. Hatta günümüzde işletmeler satın alma güçlerini artırmak için rakipleriyle bile sanal ortaklıklar kurabilmektedirler.
* ZENGİN VERİ TABANINA SAHİP OLMAK
Endüstri 4.0 konuşulduğu ve yapay zekanın her alana girdiği günümüzde artık ürün çeşitlemesi, üretim planlaması gibi kritik süreçler bile yapay zeka sistemleriyle yönetilmeye başlamıştır. Çevik yönetime sahip, çevik bir işletme olabilmek için bu gelişmelerden uzak kalmamak çok önemlidir. Çünkü artık bu sistemler hem daha ucuzlayacak hem de çok yaygınlaşacaktır.
Ancak bu konuda işletmelerin dikkat etmeleri gereken çok önemli bir husus veri tabanı konusudur. En gelişmiş bir yapay zeka sistemine sahip olsanız bile, o sistemi besleyeceğiniz doğru ve zengin bir veri tabanına sahip olmanız gerekmektedir. Bu nedenle çevik işletmeler özellikle pazarlama ve üretim gibi kritik süreçlerle ilgili sürekli verileriler toplamak ve zengin bir veri tabanına sahip olmak zorundadırlar.
ÇEVİK ÜRETİM
Çevik üretim, işletmelerin doğru ürünleri hızla pazara sürerek rekabet avantajları elde etme kabiliyetidir. Üretimde çevik olmak veya çevik üretim denilince günümüz insanlarının aklına hemen "Yalın Üretim" gelebilmektedir. Yalın Üretim, daha az kaynak kullanarak daha çok ürün elde etmek, maliyetleri düşürmek, kaynakları çok verimli kullanmak, zaman da dahil olmak üzere israfları bertaraf etmek için elbette ki çok yararlı bir yönetim yaklaşımıdır.
Ancak çevik üretim yaklaşımı bundan daha fazlasını içerir. Örneğin Çevik Üretim yaklaşımında doğru ürünü tasarlamak, müşteri isteklerine uygun ürünü yapmak, israfları önlemenin yanında çok önemli bir unsurdur. Eğer müşterinin satın almayacağı bir ürünü israflardan kaçınarak üretseniz bile satılmadıktan sonra yine israf etmiş sayılırsınız. Oysa çevik üretim yaklaşımında bir çok etken dikkate alınarak yörelere, bölgelere, kültürlere ve hatta kişilere özel ürünler hızla üretilmelidir. Çevik üretim sürecinin merkezinde hep müşteri vardır. Çünkü müşteri özellikleri, müşteri davranışları, müşteri istekleri, müşteri satınalma güçleri, müşteri yaşam tarzları ve bütün bu özelliklerle ilgili olarak gerçek ortamdan toplanmış veriler elde edilerek üretilen doğru ürünler, hızlı ve düşük maliyetle müşterilere ulaştırılır.
Günümüzdeki gelişmeler üretim konusunda da iş yapma şeklimizi gözden geçirmemizi gerektiriyor. Çevik üretim yaklaşımına göre üretim konusunda dikkate almamız gereken hususları şu şekilde sıralayabiliriz;
1- Globalleşen dünyada sektör liderleri bile artık ciddi bir rekabet tehdidiyle karşı karşıyadır. Çünkü artık büyük miktarlardaki kitlesel satışların yerini daha düşük miktarda ancak daha sık değişen modeller almaya başlamıştır. Hatta kişiye özel üretim de hızla gelişmektedir. Bir başka deyişle günümüzde artık ürünlerin yaşam süresi kısalmıştır. Bu nedenle en çok satan markalar bile rekabet güçlerini koruyabilmek için çok sık model değiştirmek zorundadırlar. Hatta bazı şirketler piyasada o an en çok satan ürünlerini belirli bir zaman sonrasında yok ederek yeni modelleri piyasaya sürmektedirler. Mobil telefonlarda, ev aletlerinde, arabalarda ve giyim sektöründe bunun örneklerini sık sık görmekteyiz.
2- Bu durumda artık büyük miktarlarda kitlesel üretimler yerine, küçük hacimli ancak farklı modeller şeklinde ve çok hızlı üretimler yapmak zorunluluğu ortaya çıkmaktadır. Büyük kütleler halinde üretim yaparak maliyeti düşürme anlayışı artık küçük miktarlarda hızlıca üretip, farklı modellerle fazla satış yaparak maliyeti düşürme anlayışına doğru evrilmektedir. (Ölçek ekonomisinden Kapsam ekonomisine evrilme)
3- Agresifleşen rekabet ortamında artık müşterilerin satınalma davranışları da değişmiştir. Müşteri istekleri daha karmaşık halle gelmiş, kalite ve fiyat beklentileri müşteri bağımlılığını ortadan kaldırmaya başlamıştır. Bu durumda müşteriyi cezbedecek yollar, metodlar ve tasarımlar geliştirilerek farklılık yaratılmalıdır.
4. Çevre konusunda toplumda oluşan hassasiyetler işletmeleri üretim yaparken çok daha dikkatli ve çevre dostu olmaya zorlamaktadır. Bu konuda yapılan hatalar işletmelerin pazarda çok zor duruma düşmesine sebep olabilmektedir.
