Bu sayıdaki yazımızda, her açıdan çok iyi durumda olan işletmeler de dahil olmak üzere büyük, küçük orta ölçekte olan bütün işletmelerin mutlaka maruz kaldıkları doğal bir etkiden söz edeceğiz; ENTROPİ.
Ancak entropi kavramını açıklamak için önce sistem kavramını ele almakta yarar vardır.
SİSTEM
Sistem, şekil-1 de görüldüğü gibi girdileri, çıktıları olan, bir ya da birkaç süreci içinde barındıran, iç dinamikleri ve dış çevre faktörleri olan unsurlar topluluğudur. Bu tanımdan hareketle bütün kurumlar, örneğin devletler, sektörler, işetmeler birer sistemdirler. Biz bu konuyu tabii ki şirketlerle ilgili olarak ele alacağız.
Şirketlere sistem olarak baktığımızda, sermaye, bilgi, iş gücü, hammadde, makine ve malzeme sistemin girdileridir. Üretilen ürün, toplum ve şirket için yaratılan katma değer ve elde edilen finansal sonuçlar da sistemin çıktılarıdır.
Ürün bilgisindeki, hammadde ve makine yapısındaki, sermaye yapısındaki, iş gücündeki ve iş gücü teminindeki gelişmeler, iç çevre dinamikleri olarak adlandırılabilir. Sektördeki gelişmeler ve oluşan bilgi birikimi, ulusal ve uluslararası ekonomik gelişmeler, Dünya Ticaret Örgütü (WTO) gibi global kurumların aldığı kararlar, hükümet politikaları, müşteri istekleri ve yapısındaki değişimler, moda ve diğer ekonomik trendler ise dış çevre faktörlerine örnek verilebilir.
Sistemler, "açık sistemler" ve "kapalı sistemler" olarak ele alınırlar.
- Kapalı sistemler, yok olmaya mahkum olan sistemlerdir. Bu sistemlerin iç dinamikleri ya durmuştur ya da iyi çalışmıyordur. Ya da İç dinamikler çalışsa bile dış çevreye tamamen ya da kısmen kapalıdırlar. Yakın tarihimizde böyle kapalı ekonomik sistemlerin çöktüğüne ve dışarıya kapalı devletlerin de yok olduğuna şahit olduk. Öte yandan ticari kuruluşlar için de birçok örnekler aklımıza gelebilmektedir.
- Açık sistemler ise iç çevre ve dış çevredeki etkilere açık olan sistemlerdir.İç ve dış çevreden gelen bu etkiler sürekli olarak değişim de gösterir.Ancak açık işletmeler bu değişikliklere aynı zamanda tepki de verirler. Bu tepkiler açık sistemlerin sürekli şekilde yenilenmesine neden olur.
ENTROPİ
Termodinamiğin İkinci Yasası,"Madde ve enerjinin sadece bir yöne doğru değişebileceğini, bu yönün ise 'kullanılabilirden kullanılamaza, elde edilebilirden elde edilemeze, düzenliden düzensize' doğru olduğu"nu söyler. Bu ifadeleri biraz daha açacak olursak, evrendeki bütün sistemlerin belirli bir yapıya ve düzene sahip olarak yaratılmış olduğunu, ancak geri dönülemez şekilde, yok olmaya doğru gitmekte olduğunu söyleyebiliriz. Örneğin, bir bardak sıcak çay etrafına ısı vererek soğur ve hiç bir zaman o çay verdiği ısıyı kendiliğinden toplayıp eski haline gelemez. Ya da yukarıdan serbest bırakılan bir top yerden sekip bırakıldığı yüksekliğe kadar çıkmayı kendiliğinden asla başaramaz. Bir pervaneyi ne kadar hızlı çevirirsek çevirelim, çevirme işlemini bıraktıktan bir müddet sonra durur ve hiç bir zaman ilk hızıyla dönmeye kendiliğinden başlayamaz. Aslında insanın kendisi de bu sürecin içindedir. Doğan bir insanın zamanla hastalanması, yaşlanması ve en sonunda ölmesi de entropi nedeniyle gerçekleşmektedir. Hatta Dünya ve tüm Evren de bu süreci yaşamaktadır ve eninde sonunda bir gün yok olacaktır. (Belki “Kıyamet” denilen olay da budur.) Üstelik bu sözünü ettiğimiz konular her hangi bir tartışmalı teori ya da iddia değil “yasa”dır ve kesin doğrudur.
SOSYAL ENTROPİ
Doğadaki tüm sistemlerde var olan entropi süreci sosyal sistemlerde de aynı şekilde kendisini göstermektedir. Toplumlar, devletler, uluslar, şehirler tarih boyunca ortaya çıkmışlar ve zamanla yok olmuşlardır. Yine birçok ulusal ya da uluslararası büyük şirketin şu anda yaşamadıklarını rahatlıkla görebiliriz. Dışarıya karşı kapalı, değişen şartlara gerekli tepkileri veremeyen, değişemeyen işletmeler negatif entropi yaratmamış olurlar ve kısa zamanda yok olurlar. Bu değişimi ve tepkiyi veremeyen sistemler “Kapalı” sistemlerdir. Bu konuda eski “Demir Perde Ülkeleri”nin ekonomik, sosyal ve siyasal sistemlerini örnek olarak verebiliriz. Negatif entropi oluşturan sistemler ise açık sistemlerdir. Ve açık sistemler çevre şartlarına göre sürekli gelişme sağlarlar. Yöneticiler iş yerlerinin birer sosyal sistem olarak entropik süreç yaşadığını bilmeli ve sürekli değişim içinde olarak doğru “Negatif Entropi” oluşturmanın çabası içinde olmalıdırlar. En baştaki örnekle sözü bitirecek olursak çayı sıcak tutmak için sürekli ısıtmak, topun sıçramasını devam ettirmek için sürekli sektirmek, pervanenin durmaması için de sürekli çevirmek gerektiğini bilmeliyiz. O zaman şimdiye kadar söylediklerimizden şu önemli sonucu çıkarabiliriz:
Sosyal kuruluşlar (örneğin işletmeler) mükemmel bile olsalar bir sistem olarak yok olmaya meyillidirler. Mükemmel olmak hemen hemen imkansız olduğuna göre, bir çok eksikliklerin, yanlışlıkların olduğu işletmelerin yok oluşu elbette ki daha da hızlı olacaktır. Peki ne yapacağız? Oturup işletmelerimizin zamanla yok oluşunu mu bekleyeceğiz?
NEGATİF ENTROPİ
Sistemler entropiye karşı “Negatif Entropi” üreterek yok olmaya karşı direnç gösterirler. Negatif entropi adının başında “negatif” nitelemesi olsa da sistemlerin yaşamını uzatan bir süreçtir. (Entropinin kendisi negatif anlam içerdiğinden negatif entropi de pozitif anlam içeriyor.) Basit bir örnek verecek olursak hastalanmak bir entropi, doktora gidip ilaç almak da bir negatif entropi sürecidir. Başka bir güncel örnek verecek olursak doğayı kirletmek ve hor kullanmak entropiyi hızlandırıcı süreçlerdir. İşletmeler de yaşamlarını devam ettirebilmek için negatif entropi oluşturmalıdırlar. Bunun için bütün iş süreçlerinde sürekli iyileştirme ve geliştirme yapmak gerekir.
SÜREKLİ İYİLEŞTİRME VE GELİŞTİRME
Sosyal sistemlerde, toplumlarda, şirketlerde negatif entropi oluşturmak, dış ve iç çevre şartlarındaki değişimlerin doğru analiz edilmesi ve bütün süreçlerin bu değişen şartlara göre iyileştirilmesiyle yapılabilir. İşletmeler sürekli iyileştirme ve geliştirme faaliyetlerinde bulunmayı bir işletme kültürü haline getirmelidirler. Sürekli iyileştirme ve geliştirme faaliyetleri, işletmelerdeki bütün iş süreçlerinin değişen şartlar karşısında sürekli yenilenmesiyle bütün işletmenin sürekli olarak değişim içerisinde olmasını sağlayan faaliyetlerdir. Bunun için öncelikle süreçlere ait performans kriterleri ve bu kriterlerden yola çıkarak işletmeye ait temel performans kriterleri belirlenir. Bu performanslar sürekli olarak ölçülür. Ölçüm sonuçlarına göre süreçlerde gerekli iyileştirme ve geliştirme programları uygulanır. Böylelikle bütün işletme genel olarak sürekli bir iyileştirme ve geliştirme süreci yaşar. Bütün bu çalışmalar işletmenin ömrünü uzatan NEGATİF ENTROPİ oluşturmak delmektir.
Bu konuyu biraz daha ayrıntılı olarak şöyle açıklayabiliriz; bilindiği gibi işletmeler canlı organizmalardır. Bu bakımdan işletmelerin yaşam süreçleri de canlıların yaşam süreçlerine çok benzer. Şekil 2’de görüldüğü gibi bütün canlılar doğarlar, büyürler ve gelişirler. Ancak belirli bir zaman sonunda bu gelişim süreci yaşlanma sürecine dönüşür ve canlılar gün geçtikçe bu kez ters yönde bir süreç geçirerek ölürler. Bu son canlılar için kaçınılmazdır.
Diğer yandan kurumlar sürekli iyileştirme ve geliştirme çalışmalarıyla yukarıda sözünü ettiğimiz gibi negatif entropi yaratarak bu süreci sonsuz bir yolculuğa dönüştürebilirler. Bu yolculuğu Şekil-3 yardımıyla şöyle açıklayabiliriz;
Şekil-3 de verilen hayat eğrisinde A noktasına gelen bir kuruluş, B noktasına yani zirveye varmadan önce kendine yeni bir hayat eğrisi belirleyebilir. Yeni eğriler üzerinde de A1 , A2.... noktalarına vardıkça, yeni yeni hayat eğrileri oluşturabildiği sürece ömrünü uzatabilir. Dünyada ve ülkemizde, B noktasına yani zirveye kadar çıktığı, sektöründe lider olduğu halde bu değişimi gerçekleştiremeyerek yok olmuş çok sayıda eski kuruluş saymak mümkündür. Diğer yandan, bu değişimi gerçekleştirebilmiş, kurucuları zamana yenildiği halde uzun yıllar ayakta kalmış ve başarılarını devam ettirmiş kuruluşlar da bulunmaktadır.
Değişime başlamak ve yeni bir eğri oluşturmak için B noktasına yani zirveye gelmeyi beklemek çoğu zaman yanlıştır. Zirvede olmak bu değişimi geciktirebilir. Oysa, değişim ihtiyaç duyulmadan yapılmalıdır. İhtiyacın ortaya çıkmaya yüz tuttuğu B noktası, ya da ihtiyacın oluştuğu C noktası, değişim için geç kalınmış noktalar olabilir. Amaç şekilde görüldüğü gibi daha yukarıya gitmekse, A1 noktası B noktasından zaten daha yukarıdadır.
İşletmeler ilk kuruluşlarından sonra A noktasına gelebilmek için küçük bile olsa sürekli iyileştirme ve geliştirme faaliyetlerinde bulunurlar. Bu faaliyetlere örnek olarak kalite çemberleri, kaizen takımları, altı Sigma çalışmaları, proje çalışmaları örnek olarak verilebilir. Bu çalışmalar işletme için hep negatif entropi üretir.
A noktasından itibaren ise artık radikal değişimler sözkonusudur. Bu aşamada işetmeler artık radikal değişimler yaparlar. Bu radikal değişimler, yeni bir ürün geliştirme, yeni bir pazara açılma, yeni bir teknolojiyi uygulama, hatta bazen sektör değiştirme gibi köklü ve inovatif değişimlerdir. Böylelikle yeni bir hayat eğrisinde” yollarına devam ederler.
Yukarıda açıklanan yaşam süreci bir kuruluşta bulunan süreçlerin ayrı ayrı hepsi için de geçerlidir. Bu nedenle iyileştirme geliştirme faaliyetleri de her süreç için ayrı ayrı yapılmalıdır. Bütün süreçlerin iyileştirilmesi sağlandığında işletmenin tamamı yoluna sağlıklı olarak devam eder. Yani entropiye karşı negatif entropi geliştirmiş olur.
