Bildiğiniz gibi son yıllarda işletme yönetiminde , kurumsallaşma, dijitalleşme, otomasyon, yapay zeka gibi süreçlerden çokça söz eder olduk. Günümüz çağdaş yönetim yaklaşımıyla baktığımızda, gerçekten bu süreçler ve uygulamaların “olmazsa olmaz“ , yararlı şeyler olduğunu artık herkes kabul ediyor. Ancak bu uygulamaların zaman zaman işletmelerde kötü yan etkileri de olabiliyor.
Bu yazıda bu yan etkilerden birini ele alacağız.
“GENERAL SENDROMU “
Kurumsallaşmasını gerçekleştirmiş , otomasyon ve dijitalleşme konusunda çağımızın gerekli bütün imkanlarına sahip olmuş işletmelerde , bir çok süreçlere kurulmuş olan bu sistemler hakim olabiliyor. Sistemlerin hakim olduğu bu işletmelerde stratejik konularda, önemli finansal kararlarda ya da üretimin önemli aşamalarında kolay kolay hata da yapılmıyor.
Ancak zaman zaman en olmadık yerlerde , en basit süreçlerde ya da önemsiz gibi görülen en küçük işlerde pek çok hata da gözden kaçabiliyor. Bu hatalar ufak da olsalar, müşterinin memnuniyetsizliğini, çalışanların motivasyonunu olumsuz yönde etkileyebiliyor, hatta doğrudan veya dolaylı olarak olumsuz finansal sonuçlara da neden olabiliyor.
Müşteri memnuniyetsiz, çalışanlar şikâyetçi, yöneticiler ise şaşkın, “Biz bu kadar iyi sistemler kurduk, hâlâ neden, nasıl oluyor da bu tür hatalar yaşanıyor?” diye düşünebiliyorlar.
İşte bu yazımda bu nedenlerin en önemlilerinden birini “General Sendromu “ adını verdiğim bir metaforla açıklamaya çalışacağım:
Nedir Bu General Sendromu?
Askeri kışlaları erkekler daha iyi bilir diyeceğim, ama şimdi artık hatırı sayılır miktarda kadın askerlerimiz de var. Böyle bir kışlayı düşünelim. Bu kışlada bin adet er olsun. Başlarında da 30 adet general olsun. Bu 30 generalin dışında albaylar, yüzbaşılar, astsubaylar, çavuşlar, onbaşılar olmasın. Böyle bir askeri birlikte, konuyu daha kolay anlatmak için askeri teknik işleri bir tarafa bırakarak, o kışladaki normal günlük yaşamı, yani temizlik, yemek, eğitim, nöbet, izin gibi basit iş süreçlerini ele alalım.
Bilindiği gibi askeri birliklerde bu basit süreçlerin yürütülmesini erbaş denilen onbaşılar, çavuşlar, ve astsubaylar sağlarlar. Hiçbir zaman bir general, örneğin bir nöbet çizelgesi hazırlamaz, o hafta izne çıkan erlerin listesini belirlemez ya da o gün ne yemek yapılacağını belirlemez. Elbetteki generaller zaman zaman bu iş süreçlerinin sonuçlarını kontrol eder ve hesap sorarlar ancak bu işler yapılırken iş süreçlerinin içerisinde bulunarak erlerin bu işleri doğru yapmasını sağlamak için çaba sarf etmezler. Çünkü onlar generaldirler ve onların çok daha önemli ve çok daha büyük işleri vardır. Onlar bu büyük işlerle meşguldürler. Ancak zaman zaman, vakit buldukça veya herhangi bir program gereğince bu küçük işlerin de sonuçlarını teftiş ederler.
Bu durumda, yani onbaşıların, çavuşların, astsubayların olmadığı böyle bir askeri birlikte işler nasıl yürür? İşlerin yapıldığı sırada, daha deneyimli, daha bilgili ve konuya daha hakim olan, erlere yol gösteren, onlara destek olan, gerektiğinde işin başında onlara öğreten çavuşlar, onbaşılar, astsubaylar olmadığı için, erler bütün bu işleri kendi bildikleri kadarıyla, bazen yanlış , bazen doğru bir şekilde yaparlar. Hele bir de acemi erlerin olduğu birliklerde böyle bir senaryoyu düşünürsek bir çok hatalı ve yanlış işlerin yapılması kaçınılmaz olur.
Şimdi tekrar işletmelere dönecek olursak, günümüzde özellikle aşırı kurumsal yapıya sahip, adeta bürokrasinin hakim olduğu işletmelerde de, yapay zeka ve otomasyona gereğinden fazla güvenerek ustabaşıların, şeflerin, uzmanların iş başında kontrolü ve eğitimi ihmal ettiği işletmelerde de buna benzer senaryoların zaman zaman gerçekleştiğini görebiliriz.
Bazı iş yerlerinde bu orta kademe yöneticiler bu sistemlere güvenerek işin başında kontrolü ihmal ettikleri gibi bunların bir üstünde olan yöneticiler de zaten bu kontrollerin kendi işleri olmadığını, kendilerinin daha üst düzey yönetici olduklarını düşünürler ve böylelikle bu süreçler sahipsiz kalır. Süreçlerin yürütülmesinde sadece kurumsallık gereği yazılmış olan prosedürler, talimatlar ve teknolojinin getirdiği dijital ve otomasyon sistemleri etkin olur. Üst kademe yöneticiler ve orta kademe yöneticiler bu konforlu alanda , küçük detaylarla , önemsiz ayrıntılarla uğraşmayı gereksiz görürler ve kendilerini adeta “General ” gibi hisseder. Halbuki askeri kışlalarda olduğu gibi iş yerlerinde de süreçlerdeki detayları hatta küçücük detayları bile takip edecek onbaşılar ve çavuşlara ihtiyaç vardır.
Bir işyerinde yöneticiler kendilerini general gibi hissedip sadece sonuçları ve raporları izleyerek yöneticilik yapıyorlarsa, işlerin detaylarına bakmıyor ve sahada neler olup bittiğini görmüyorlarsa, bu durum gerçekten o iş yeri için ciddi bir sendromdur. İsterseniz ismini “General Sendromu“ koyun , isterseniz başka bir şey.