Kuruluşlarda yönetim kadroları, içinde bulundukları zamanın yanında, geleceği de yönetmeye odaklanmak zorundadırlar. StratejikYönetim kavramı kuruluşlarda geleceğin yönetilmesi ile ilgili bir kavramdır.
STRATEJİ
Strateji, Latince’deki yol anlamına gelen "stratum" kelimesinden türemiştir. Yol gösterme, yönlendirme anlamına gelmektedir. Strateji kavramı uzun yıllar askeri bir terim olarak kullanılmıştır. Yönetim bilimlerinde strateji ise bir işletmenin iç ve dış çevresindeki değişimleri inceleyerek kuvvetli ve zayıf yönlerini tespit etmesi ve bu tespitlerden hareketle rakiplerine üstünlük sağlayabilmek amacıyla planlar geliştirmesi demektir.
STRATEJİK PLANLAMA
Stratejik planlama, iç ve dış çevre şartlarının, özellikle rakiplerin irdelenmesiyle elde edilmiş bilgiler yanında, geleceğe ilişkin tahminlerin de kullanıldığı bir planlamadır. Başka bir deyişle stratejik planlama geleceği yönetmek için yapılır. Kuruluşların gelecek yıllarda karşı karşıya kalacağı tehditler, krizler ya da elde edebilecekleri fırsatlar belirlenir. Rakiplere karşı üstünlük sağlanacak önlemler planlanır.
Strateji kavramının uzun vadeli planla en önemli farkı belirsizlik altında karar verilmesi ve rakiplerin davranışlarına odaklanmasıdır. Stratejik plan yapılırken rakiplerin olası faaliyetlerinin de göz önüne alınması gerekir.
Görüldüğü gibi stratejik planlamada üç faktör öne çıkmaktadır.
1-İç ve dış çevrenin analiz edilmesi.
2-Geleceğin tahmin edilmesi.
3-Rakiplerin durumu.
İÇ VE DIŞ ÇEVRENİN ANALİZ EDİLMESİ
İşletmenin iç ve dış çevresiyle ilgili teşhis ve çözümlemelerin doğru yapılabilmesi için bir çok bilimsel yöntem vardır. Bunlardan en çok kullanılanı ‘SWOT ANALİZİ’dir. SWOT terimi İngilizce Strengths (üstünlükler), Weaknesses (zayıflıklar), Opportunities (fırsatlar), Threats (tehditler) kelimelerinin baş harflerinden oluşturulmuş bir kısaltmadır. Uygulanması kolay olan bu metot genelde “Brain Storming” de denilen “Beyin Fırtınası” yapılarak uygulanır. SWOT analizinin unsurları aşağıdaki şekilde olduğu gibi gösterilebilir.
*FIRSATLAR
Fırsatlar, dış çevrenin analizi sonucunda tespit edilen ve işletme için olumlu sonuçlar yaratabilecek unsurlardır. Politik yasal, teknolojik, sosyo-kültürel, demografik ve çevresel unsurlar sürekli bir değişim içindedir. Ayrıca işletmenin yakın çevresinde de (faaliyette bulunduğu sektörde) müşteriler, tedarikçiler, rakipler, muhtemel rakipler ve ikame mallar arasındaki karşılıklı ilişkiler sürekli değişmektedir. Bu değişimlerden işletmeler için olumlu sonuçlar yaratabilecek olanlar tespit edilir. İşletmeler bu fırsatlardan yararlanarak varlıklarını daha da rahat olarak sürdürebilir ve rekabet üstünlüğü elde edebilirler.
*TEHDİTLER
Tehditler, işletmenin varlığını sürdürebilmesine engel olabilecek ya da rekabet üstünlüğünü kaybetmesine neden olabilecek uzak ya da yakın çevredeki değişimler sonucu ortaya çıkan, arzu edilmeyen oluşumlardır. Bu tehditlere örnek olarak ekonomik krizler, para politikalarındaki değişimler, ikame ürünler, rakiplerin davranışları, uluslararası trendler sayılabilir. İşletmeler bunlara karşı da sahip oldukları üstünlüklerle cevap verebilirler. Sürekli ve hızlı değişen bir dış çevrede bu unsurları izlemek, onlara karşı önlemler almak yaşamsal öneme sahip konulardır.
*ÜSTÜNLÜKLER
Üstünlükler, işletmenin iç çevresinin analizi sonucunda ortaya çıkan ve rakiplerine karşı üstünlük sağlamasını kolaylaştıran varlık ve yeteneklerdir. Güçlü olmak ve üstünlüklere sahip olmak işletmeler için son derece önemlidir. Aksi takdirde dış çevrenin yarattığı fırsatlardan yararlanılamaz. Ve yine işletmeler varlıklarını tehdit eden dış çevre unsurlarına karşı da üstünlüklerini kullanarak cevap verirler. Örneğin güçlü ve yetenekli iş gücüne sahip olmak, finansal yönden güçlü olmak, patent ve “know–how” bakımından güçlü olmak tehditlerden korunmak için ya da fırsatlardan yararlanmak için çok önemli unsurlardır.
*ZAYIFLIKLAR
Zayıflıklar, işletmenin mevcut varlık ve yetenek kapasitelerinin rakiplerine oranla güçsüz ve düşük olduğu durumları belirtmektedir. Kabul edileceği üzere, işletmelerde stratejiler zayıflıklar üzerine kurulamaz. Belirlenen zayıflıkların mutlaka giderilmesi gereklidir. Aksi takdirde işletmenin mevcut durumunu sürdürmesi mümkün olamaz. İşletme varlık ve yetenekleri açısından rakiplerine göre zayıf ise bu durumda sektörde başarılı olan işletmelerin uygulamalarını inceleyerek zayıflıklarını gidermeye çalışır.
STRATEJİK PLAN TOPLANTILARI
Her yeni yıl başlamadan en az bir ay önce kuruluşların her kademedeki yöneticileri günler, belki de haftalar boyunca stratejik planlama toplantıları yaparlar.
Bu toplantılar başlamadan önce dış çevre yani dünya, ülke, sektör, müşteriler, potansiyel müşteriler ve pazarlar vb. hakkında her türlü veriler ve bilgiler toplanır değerlendirilir.
Aynı şekilde iç çevre yani çalışanların durumu, makine, malzemelerin durumu, ortaklar arasındaki ilişkiler, karlılık durumu, mali durum, nakit durumu vb. incelenerek toplantı için rapor edilmiş olur.
Öte yandan iş süreçlerinin daha önceden belirlenmiş olan süreç performans kriterlerine göre elde edilmiş iş sonuçları rakamlarla, grafiklerle raporlanarak toplantı için hazırlanır. Toplantı başladığında kuruluşun misyonu, vizyonu, temel değerleri gözden geçirilir. Gerekiyorsa tartışılarak revize edilir. Toparlanan bilgiler ve sunulan raporlar tartışılır ve "SWOT ANALİZİ " yapılmaya başlanır.
SWOT ANALİZİ
SWOT analizi, objektif değerlemelerle, kuruluşun zayıf ve güçlü yanlarının ve bunlara bağlı olarak çıkabilecek fırsatlar ya da tehditlerin, ayrıntılı olarak tartışılıp tespit edilmesidir. Stratejik Planlamanın en önemli süreci SWOT analizi sürecidir. Özellikle rakiplerle karşılaştırmalar yapılarak kuruluşun durumunu doğru belirlemek çok önemlidir. Gerekiyorsa dışarıdan bazı uzmanlardan yararlanılarak arama konferansları gibi bazı özel tekniklerden de yararlanılabilinir. İşletmelerde uygulanan SWOT analizlerinde genellikle “Nominal Grup Tekniği” kullanılmaktadır.
Nominal Grup Tekniği’nde işletmede konunun uzmanı olan kişiler bir araya getirilir. Bu kişiler, pozisyonları ve uzmanlıkları gereği olarak işletme ve içinde bulundukları çevreyle ilgili bilgilere sahip olan kişilerdir. Toplantı öncesinde bu kişilerden bilgilerini güncellemeleri istenir. Genellikle astlarından ve faaliyette bulundukları alanlardan elde ettikleri güncel bilgilerle donanmış bu kişiler, belirli bir zaman aralığında bir araya gelirler. Çalışma grupları en çok 7-10 kişiden oluşur. Sayının bu rakamdan fazla olması halinde ikinci, üçüncü veya daha fazla sayıda gruplar oluşturulur. “Nominal Grup Tekniği”nin en önemli özelliği, katılanlar arasında tartışmalara ve gereksiz etkileyici iletişime izin verilmemesi hususudur. Grubu oluşturan kişiler, kişisel görüş ve fikirlerini ortaya koymakla sorumlu olup, grup halinde bir karara varmak ve bir fikir birliği oluşturmak zorunda değillerdir. Katılımcılar bağımsız olarak düşüncelerini ortaya atarlar, grupta kendilerini doğrudan etkileyecek, kararlarını yönlendirecek üstlerinin bulunmamasına gayret edilir. Bu nedenle “Nominal Grup Tekniği” adı verilen grup terimi sadece bağımsız karar verebilen ve hareket edebilen katılımcılardan oluşmuş bir topluluğu ifade etmektedir. Gruplar toplandıktan sonra, her katılımcıya işletmenin fırsat ve tehditleriyle üstünlük ve zayıflıklarını kendi görüşlerine göre yazmaları istenir. Her katılımcı tartışma yapmadan, başkasıyla görüş alışverişinde bulunmadan bağımsız olarak fırsat, tehdit, üstünlük ve zayıflıkları not eder. Bundan sonra her katılımcının görüşleri tahta veya kâğıt posterlere yazılır. Bu aşamada da katılımcılar arasında tartışmalar ve fikir alışverişi önlenir. Her görüş yazılana kadar bu böyle devam eder. İzleyen evrede, katılımcılar tahta veya kâğıt posterde yazılı görüşleri tartışmaya başlarlar. Görüşler katılımcılarca açık bir şekilde ifade edilir.
SWOT MATRİSİNİN HAZIRLANMASI
SWOT Analizi sonucunda işletmenin stratejik kararları için gerekli olan “Durum Belirleme Matrisi” hazırlanır. Bu matris aşağıdaki şekilde görüldüğü gibi dörde bölünmüş bir tablodur. Bu dört bölümün her birine işletmenin her bir süreci ya da departmanı için kuvvetli yönler, zayıf yönler, fırsatlar ve tehditler yazılır.
Bu tablonun içeriği hazırlanırken işletmedeki yönetici ve uzmanlardan yararlanılır.
Son olarak katılımcılar not edilenlerin ve tartışılanların ışığı altında bağımsız olarak kendi tercihlerine göre fırsat, tehdit, üstünlük ve zayıflık arasında bir sıralama yaparlar ve not verirler. Burada önemli olan bu sıralama ve notlamanın yine bağımsız olarak yapılmasıdır. En yüksek notu taşıyan fırsat, tehdit, üstünlük ve zayıflıklar “SWOT Matrisi”ni oluşturur.
STRATEJİ BELİRLEME
SWOT analizi sonuçlarına bir kaç ana yol –STRATEJİ- belirlenir. (Örneğin bir ürünün üretimini durdurmak ya da arttırmak, yeni bir ülke pazarına girmek ya da var olan bir pazardan çıkmak, kapasite artırmak ya da azaltmak, başka bir alanda da yatırım yapmak gibi) Strateji sayısı çoğaldıkça etkinliği azalabilir. Bu nedenle az sayıda ama çok önemli stratejiler belirleyip mutlaka başarmak için onlara odaklanmak daha etkin olabilmektedir.
Belirlenen bu stratejilerle ilgili rakamlarla ifade edilen STRATEJİK HEDEFLER saptanır. (Örneğin en geç 3. ayın sonuna kadar Rusya pazarına girmiş olmak ve yıl sonuna kadar en az ...... kadar ürün satmış olmak gibi)
Belirlenen bu kuruluş hedeflerine göre departmanların, yöneticilerin iş süreçlerinin hedefleri belirlenir. Belirlenen bu hedeflerin tamamının stratejik hedeflere hizmet etmesi gereklidir. Bu hedefler kuruluşun bütün çalışanlarıyla paylaşılmalıdır.
Artık kuruluştaki herkes belirlenmiş olan bu hedeflere varmak için çalışmalıdır. Bu amaçla her ay bu hedeflere yaklaşma durumu gözden geçirilir. Ancak genelde 6. ayda yani yılın ortasında yılın başındaki stratejik plan toplantısı kadar olmasa da daha detaylı “STRATEJİK PLAN GÖZDEN GEÇİRME “ toplantısı yapılır. Gerekiyorsa hedefler revize edilir
