İşletmelerde eğitim planlaması yapılması için en etkin yollardan birisi yetkinlik taramasıdır. Yetkinlik taraması İnsan Kaynakları uzmanları tarafından farklı yöntemlerle yapılmaktadır. Fakat yetkinlik taramasına paralel olarak yapılan eğitim planlarından istenen sonuçlar alınamadığında yeni bir yol veya çözüm için bir reçete bulunamıyor. Bu nedenle işletmelerde eğitim planının birkaç açıdan birden ele alınarak yapılmasını önermekteyiz. Genellikle uyguladığımız yöntem şu aşamalardan oluşmaktadır:
Yetkinlik Taraması: Basit bir şekilde işgörenin çalıştığı alandaki işini yapabilmesi ve geliştirmesi için gerekli olan yetkinlikle sıralanır ve o işgörenin bu belirlenen yetkinliklerde hangi seviyede olduğu İnsan Kaynakları gözetiminde belirlenir. Eksik veya düşük bulunan yetkinlikler geliştirilmek üzere eğitim planına alınır.
Prosesteki akış sorunları: Atölye veya masa başı ortamlarında prosesin kesintiye uğradığı sorunlar istatistiksel olarak kayda alınır. Daha sonra tasniflenen bu sorunlara Pareto yaklaşımı uygulanır. Öne çıkan sorunlara kök neden analizi uygulanır ve eğer kök sebepler içerisinde yetkinlik eksikliğine bağlı sebepler varsa iyileştirmek maksadıyla eğitim planına alınır.
Kalite problemleri: Ürün veya hizmetteki kalite sorunları istatistiksel olarak kayda alınır. Bu kalite sorunlarının hangi proses(ler)de oluştuğu belirlenir. Bu problemlerin dağılım sıklığına ve lokasyonuna göre kime hangi eğitimin verileceği belirlenir.
Olası Kalite Problemleri: Kalite Problemleri maddesindekine benzer olarak bu kez olası kalite sorunları ortaya konulur. Bu kalite sorunlarının vehameti belirlenir. (Örneğin müşteride ortaya çıkan kalite sorunu 100 puan, giriş kalite kontrolde ortaya çıkan problem 10 puan gibi). Bu kalite sorunlarının ortaya çıkış frekansı belirlenir. FMEA (Hata Türü ve Etkileri Analizi) benzeri bir yaklaşımla hesaplanan RİSK değerlerine göre sıralama yapılır. Bu sıralamaya giren konulara yine Pareto yaklaşımı uygulanır. Kök sebep analizi yapılır ve yetkinlik eksikliği olasılığı eğitim ile giderilir.
Görev değişikliği ve şirkete yeni katılımlar: Her zaman unutulan maddelerden biri olarak yeni işe girenlere klasik anlamda oryantasyon yani yanlış ifadesiyle “Şirketimizi tanısın, arkadaşlarla tanışsın” tarzı yerine işini gereği gibi yapabilmesi için alması gereken eğitimler olarak düzeltilmesi gerekmektedir. Benzer olarak şirketi içi atamalarda görev değişikliği söz konusu ise o personelin hiyerarşik seviyesine bakılmaksızın bir dizi eğitim planına dahil edilmesi sistematik bir hale getirilmelidir.
“Şirketimizde bu yıl 40 adam-saat eğitim hedefi var ve tüm birim yöneticileri ihtiyaç duyulan eğitimleri talep formuna doldursun” anlayışı yerine yukarıdaki sıralamada gözden geçirilerek tüm eğitimlerin ve eğitilecek kişilerin planlamasını kronolojik olarak yapmamız, eğitim sonuçlarından istenilen çıktıyı almamızı kolaylaştıracaktır. Elbette iyi eğitmenlerden hizmet almak ve organizasyon içinden eğitimciler oluşturmak iyi bir eğitim planında olması gereken unsurlardır.
Eğitim şart ama planlama da şart.
